Financeiro
Como uma empresa automatizou a conferência de 6.400 faturas por mês com IA
- 6.400
- faturas de fornecedores por mês, e a crescer todos os meses
- 5 pessoas
- 8 horas por dia na conferência manual, antes da automatização
- 100% das linhas
- de cada fatura conferidas, todos os meses
Uma empresa com centenas de fornecedores recebe cerca de 6.400 faturas por mês, e esse número crescia de mês para mês. Cinco pessoas passavam o dia inteiro a conferir faturas à mão, e a única forma de acompanhar o crescimento era contratar mais.
Com a plataforma de validação de faturas com IA da Hundrify, a conferência de faturas passou a ser automática, da leitura ao lançamento no ERP. A equipa deixou de conferir faturas e passou a tratar só das exceções.
O desafio: um volume que crescia mais depressa do que a equipa
Cada fatura tem de ser conferida antes de ser paga. Com 6.400 por mês, isso ocupava cinco pessoas a tempo inteiro, sem margem para férias, baixas ou picos de fim de mês. E o custo não era só de tempo:
- Faturas em todos os formatos, de PDF a fotografias, que alguém tinha de ler à mão.
- Pagamentos em risco: mercadoria que não chegou, faturas em duplicado, preços diferentes do acordado.
- As particularidades de cada fornecedor estavam na cabeça de quem o tratava. Uma ausência parava faturas.
- O que ficava por conferir acumulava-se no fecho do mês, quando a contabilidade precisava de tudo fechado.
A solução: conferência automática, do e-mail ao ERP
Os fornecedores continuam a enviar as faturas para o mesmo endereço, no formato de sempre. A plataforma lê e confere cada fatura automaticamente, ligada ao ERP que a empresa já usa.
O que bate certo é lançado sem ninguém lhe tocar. O que não bate chega à pessoa que acompanha aquele fornecedor, já com a diferença explicada. O dia da equipa deixou de começar com uma pilha de faturas e passou a começar com uma lista curta de exceções.
Os resultados
- O tempo de cinco pessoas, oito horas por dia, passou da conferência manual para as exceções e os fornecedores.
- As faturas continuam a aumentar todos os meses, e a equipa não precisou de crescer.
- Todas as linhas de todas as faturas são conferidas, não uma amostra.
- Cada correção feita à mão fica registada, com quem a fez e quando.
A validação automática de faturas é para a sua empresa?
Compensa mais depressa quando:
- Recebe centenas ou milhares de faturas de fornecedores por mês.
- As faturas são conferidas à mão antes de serem pagas.
- O volume de faturas cresce mais depressa do que a equipa.
Perguntas frequentes
E se a IA se enganar?
Nada é lançado sem bater certo. Quando a plataforma não tem certeza, a fatura vai para uma pessoa em vez de seguir sozinha.
Funciona com o ERP que já temos?
A plataforma liga-se ao ERP existente, sem o substituir.
Os fornecedores têm de mudar alguma coisa?
Não. Continuam a enviar as faturas para o mesmo endereço, no formato que usam hoje.
Leia também: Análise de processos: o passo que decide se a automatização com IA resulta.
Se a sua equipa passa os dias a conferir faturas, mostramos-lhe como ficaria a validação automática com os seus próprios dados.